Buitengerechtelijke incassokosten

Wettelijk kader

• art. 6:96 BW grondslag en normering: redelijke kosten ter voldoening buiten rechte als vermogensschade, het staffelstelsel van lid 5 tot en met 7 en de veertiendagenbrief

  Vermogensschade omvat zowel geleden verlies als gederfde winst. Als vermogensschade komen mede voor vergoeding in aanmerking: redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht; redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid; redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte. Lid 2 onder b en c is niet van toepassing voor zover in het gegeven geval krachtens artikel 241 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering de regels betreffende de proceskosten van toepassing zijn. In geval van een handelsovereenkomst als bedoeld in artikel 119a lid 1 of artikel 119b lid 1 bestaat de vergoeding van kosten bedoeld in lid 2 onder c uit ten minste een bedrag van 40 euro. Dit bedrag is zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag volgende op de dag waarop de wettelijke of overeengekomen uiterste dag van betaling is verstreken. Hiervan kan niet ten nadele van de schuldeiser worden afgeweken. Bij algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld voor de vergoeding van kosten als bedoeld in lid 2 onder c. Van deze regels kan niet ten nadele van de schuldenaar worden afgeweken indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. In dit geval mist artikel 241, eerste volzin, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering toepassing . De vergoeding volgens de nadere regels kan indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, eerst verschuldigd worden nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim, bedoeld in artikel 81 , onder vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de vergoeding die in overeenstemming met de nadere regels wordt gevorderd, vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning. Indien een schuldenaar voor meer dan een vordering door een schuldeiser kan worden aangemaand als bedoeld in lid 6, dan dient dit in één aanmaning te geschieden. Voor de berekening van de vergoeding worden de hoofdsommen van deze vorderingen bij elkaar opgeteld. Zijn op grond van eenzelfde rechtsverhouding termijnbetalingen verschuldigd en wordt aangemaand als bedoeld in lid 6 voor een termijnbetaling waarvoor op grond van de in lid 5 bedoelde algemene maatregel van bestuur de laagste vergoeding geldt, dan wordt voor de berekening van de vergoeding vanaf de dag dat wordt aangemaand, rekening gehouden met een of meerdere aanmaningen voor termijnbetalingen die geheel of gedeeltelijk onbetaald zijn gebleven in een periode van zes maanden voorafgaand aan de dag van de aanmaning. De in de eerste zin genoemde algemene maatregel van bestuur bevat nadere regels voor de vergoeding. Hierin wordt, in afwijking van lid 7, tevens de vergoeding bepaald in het geval één aanmaning meerdere termijnbetalingen betreft. Van dit lid kan niet ten nadele van de in lid 5 bedoelde schuldenaar worden afgeweken.

• art. 241 Rv kosten ter voorbereiding en instructie van de procedure verschieten van kleur en vallen onder de proceskostenregeling

  Ter zake van verrichtingen waarvoor de in de artikelen 237 tot en met 240 bedoelde kosten een vergoeding plegen in te sluiten, zoals die ter voorbereiding van gedingstukken en ter instructie van de zaak, kan jegens de wederpartij geen vergoeding op grond van artikel 96, tweede lid, van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek worden toegekend, maar zijn alleen de regels betreffende proceskosten van toepassing. Dit artikel is niet van toepassing ter zake van kosten als bedoeld in artikel 96, vijfde lid, van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek.

• art. 242 Rv ambtshalve matiging van bedongen incassokosten, niet onder wat jegens de wederpartij redelijk is; niet van toepassing op het dwingende consumentenforfait

  De rechter kan bedragen die geacht kunnen worden te zijn bedongen ter vergoeding van proceskosten of van buitengerechtelijke kosten als bedoeld in artikel 96, tweede lid, onder b en c, van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek ambtshalve matigen, doch niet tot onder het bedrag van de krachtens de wet te begroten proceskosten respectievelijk het bedrag van de buitengerechtelijke kosten die, gelet op de tarieven volgens welke zodanige kosten aan de opdrachtgevers gewoonlijk in rekening worden gebracht, jegens de wederpartij redelijk zijn. Het eerste lid is niet van toepassing ter zake van kosten als bedoeld in artikel 96, vijfde lid, van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek en geldt niet voor overeenkomsten die strekken tot regeling van een reeds gerezen geschil.

• art. 6:44 BW imputatie: betalingen strekken eerst in mindering op de kosten, dan op de verschenen rente, dan op de hoofdsom

  Betaling van een op een bepaalde verbintenis toe te rekenen geldsom strekt in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in mindering van de verschenen rente en ten slotte in mindering van de hoofdsom en de lopende rente. De schuldeiser kan, zonder daardoor in verzuim te komen, een aanbod tot betaling weigeren, indien de schuldenaar een andere volgorde voor de toerekening aanwijst. De schuldeiser kan volledige aflossing van de hoofdsom weigeren, indien daarbij niet tevens de verschenen en lopende rente alsmede de kosten worden voldaan.

• art. 6:47 BW restrictief kostenbegrip voor de kosten van betaling zelf, ter afbakening van het ruime kostenbegrip van art. 6:44 BW

  De kosten van betaling komen ten laste van degene die de verbintenis nakomt. De kosten van een kwitantie komen ten laste van degene ten behoeve van wie het stuk wordt afgegeven.

• art. 6:119 BW over incassokosten is alleen de gewone wettelijke rente toewijsbaar

  De schadevergoeding, verschuldigd wegens vertraging in de voldoening van een geldsom, bestaat in de wettelijke rente van die som over de tijd dat de schuldenaar met de voldoening daarvan in verzuim is geweest. Telkens na afloop van een jaar wordt het bedrag waarover de wettelijke rente wordt berekend, vermeerderd met de over dat jaar verschuldigde rente. Een bedongen rente die hoger is dan die welke krachtens de vorige leden verschuldigd zou zijn, loopt in plaats daarvan door nadat de schuldenaar in verzuim is gekomen.

Wettelijk kader

Redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte komen als vermogensschade voor vergoeding in aanmerking (art. 6:96 lid 2 onder c BW), naast de redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid (onder b). Beide categorieën staan onder de dubbele redelijkheidstoets: het maken van de kosten en hun omvang moeten redelijk zijn, prospectief beoordeeld naar de omstandigheden van het geval. Komt het tot een procedure, dan verschieten kosten die uitsluitend de voorbereiding van gedingstukken en de instructie van de zaak dienen van kleur: zij vallen dan onder de proceskostenregeling en kunnen niet daarnaast via art. 6:96 BW worden verhaald (art. 6:96 lid 3 BW en art. 241 Rv).

Voor contractuele geldschulden heeft de wetgever de tweede redelijkheidstoets per 1 juli 2012 genormeerd met de Wet normering incassokosten en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De vergoeding volgt een forfaitaire staffel die uitsluitend aan de hoofdsom is gerelateerd: vijftien procent over de eerste 2.500 euro (minimum 40 euro), tien procent over de volgende 2.500 euro, vijf procent tot 10.000 euro, een procent tot 200.000 euro en een half procent daarboven, met een maximum van 6.775 euro. Welke en hoeveel incassohandelingen zijn verricht, is voor de hoogte niet relevant; beoogd is rechtszekerheid voor beide partijen. Bij handelsovereenkomsten geldt daarnaast een minimum van 40 euro dat zonder aanmaning verschuldigd is zodra de uiterste betaaldag is verstreken (art. 6:96 lid 4 BW).

Het genormeerde stelsel geldt voor geldschulden die op of na 1 juli 2012 opeisbaar zijn geworden; op oudere schulden is de eerdere praktijk van toepassing, waarin de rechtspraak houvast zocht bij het Rapport Voor-werk II en later het Rapport BGK-Integraal. Die rapporten zijn aanbevelingen van de rechtspraak zelf en geen recht in de zin van art. 79 RO: afwijking ervan is in cassatie niet toetsbaar, en het volgen ervan ontslaat de rechter niet van een eigen redelijkheidsoordeel in het concrete geval. Voor het huidige gestaffelde gebied heeft het Besluit die discussie grotendeels afgesloten.

De consument en de veertiendagenbrief

Jegens een schuldenaar die consument is, werkt de staffel dwingend in twee richtingen: afwijking ten nadele van de consument is uitgesloten en de rechter kan het forfait niet matigen (art. 6:96 lid 5 BW, art. 242 Rv). Bovendien is de vergoeding pas verschuldigd nadat de consument, na het intreden van het verzuim, is aangemaand om binnen veertien dagen alsnog te betalen, onder vermelding van de gevolgen van uitblijvende betaling waaronder het concrete kostenbedrag (art. 6:96 lid 6 BW). Blijft betaling binnen die termijn uit, dan is de genormeerde vergoeding verschuldigd zonder dat nadere incassohandelingen nodig zijn; de veertiendagenbrief is zelf een incassohandeling (ECLI:NL:HR:2014:1405, Fa-Med).

De formaliteiten luisteren nauw. De termijn vangt aan daags na ontvangst van de brief door de schuldenaar, niet daags na verzending of dagtekening, en de stelplicht en bewijslast van die ontvangst rusten op de schuldeiser. Een brief die de termijn onjuist of verwarrend weergeeft, bijvoorbeeld veertien dagen na dagtekening, voldoet niet en doet de aanspraak op de genormeerde vergoeding vervallen. Betaalt de schuldenaar binnen de termijn een deel, dan moeten de kosten worden herberekend over het onbetaald gebleven restant (ECLI:NL:HR:2016:2704). Kan de schuldeiser voor meerdere vorderingen aanmanen, dan moet dat in één aanmaning, met optelling van de hoofdsommen voor de staffelberekening (art. 6:96 lid 7 BW).

De brief moet de consument feitelijk kunnen waarschuwen. In de praktijk voldoet een formulering waarin staat dat bij uitblijven van betaling binnen veertien dagen na de dag van ontvangst van de brief incassokosten verschuldigd worden, met vermelding van het exacte bedrag volgens de staffel; een algemene verwijzing naar het Besluit volstaat niet. Wie per gewone post verstuurt, loopt een bewijsrisico: bij betwisting van de ontvangst moet de schuldeiser die ontvangst aannemelijk maken, wat pleit voor aangetekende verzending of verzending langs een kanaal met ontvangstbevestiging.

Zakelijke verhoudingen: bedingen, matiging en imputatie

Tussen professionele partijen is het staffelstelsel regelend recht: in algemene voorwaarden wordt veelvuldig een hoger percentage bedongen, in de bouw bijvoorbeeld vijftien procent van de hoofdsom. De rechter kan zulke bedongen kosten ook ambtshalve matigen, maar niet tot onder het bedrag dat, gelet op de gebruikelijke tarieven, jegens de wederpartij redelijk is (art. 242 Rv); voor die matigingsbevoegdheid is niet vereist dat toepassing van het beding naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn (ECLI:NL:HR:2004:AP6874). Bij de invulling mag de rechter de consumentenstaffel als uitgangspunt nemen, tenzij de schuldeiser aannemelijk maakt dat zijn werkelijke redelijke kosten hoger waren; het in de branche gebruikelijke incassopercentage bindt de rechter niet, al mag het door de schuldeiser zelf aan zijn rechtsbijstandverlener verschuldigde tarief worden meegewogen (ECLI:NL:HR:2015:1868).

Datzelfde arrest besliste de imputatievraag: buitengerechtelijke incassokosten zijn kosten in de zin van art. 6:44 BW, zodat een deelbetaling eerst in mindering strekt op de incassokosten, dan op de verschenen rente en pas daarna op de hoofdsom. Het kostenbegrip van art. 6:44 BW is dus ruim, anders dan het beperkte begrip van art. 6:47 BW dat alleen op de kosten van de betaling zelf ziet. Voor de incassopraktijk is dit wezenlijk: na een gedeeltelijke betaling resteert een hoofdsom, die rentedragend blijft.

De dubbele redelijkheidstoets in schadezaken

Buiten het genormeerde staffelgebied, vooral in letselschade- en aansprakelijkheidszaken, blijft de dubbele redelijkheidstoets het beoordelingskader. Een erkenning van aansprakelijkheid is geen vrijbrief: bij een gemotiveerde betwisting moet de belangenbehartiger concreet onderbouwen dat de werkzaamheden redelijkerwijs noodzakelijk waren, dat de bestede tijd daarbij past en dat het gehanteerde specialistentarief gerechtvaardigd is; ook de verhouding tussen de gedeclareerde kosten en het uiteindelijk uitgekeerde schadebedrag telt mee, en declaraties van bijna vijfentachtig procent van de schade-uitkering zijn onredelijk hoog (ECLI:NL:GHDHA:2019:2970).

De contractsvorm tussen benadeelde en belangenbehartiger is niet beslissend: ook bij een no-cure-no-pay-afspraak met een resultaatsafhankelijk honorarium gaat het erom of de gevorderde kosten de dubbele redelijkheidstoets doorstaan, waarbij de rechter mag uitgaan van de bestede uren, de aard van de werkzaamheden en een redelijk uurtarief (ECLI:NL:HR:2014:2797). Kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid zijn bovendien verhaalbaar ook wanneer de schade uiteindelijk niet of lager komt vast te staan, mits het maken ervan destijds redelijk was (ECLI:NL:HR:2015:586): de redelijkheid wordt vooraf, niet achteraf beoordeeld.

Hetzelfde toetsingskader duikt op in het bestuursrecht bij de vergoeding van deskundigenkosten in beroepsprocedures: het inroepen van de deskundige en de omvang van de kosten moeten redelijk zijn, waarbij niet vereist is dat het rapport uiteindelijk aan de uitkomst heeft bijgedragen. Wel komen de kosten van een rapport dat een inhoudelijk verworpen beroepsgrond onderbouwde niet voor vergoeding in aanmerking, ook niet als het besluit om een andere reden sneuvelt (ECLI:NL:RVS:2018:2505).

Grenzen: oneerlijke bedingen en bijzondere regimes

Jegens consumenten toetst de rechter incassobedingen ambtshalve aan de Richtlijn oneerlijke bedingen. Bedingen die de huurder verplichten alle incassokosten te dragen, zoals de kostenclausules in de gangbare ROZ-modellen voor woonruimte, zijn in de feitenrechtspraak als oneerlijk aangemerkt en vernietigd, met als gevolg dat de incassokosten in het geheel niet toewijsbaar zijn, ook niet tot het wettelijke forfait (ECLI:NL:RBAMS:2023:2011). Wie jegens consumenten incasseert, doet er dus verstandig aan de vordering op de wettelijke regeling en niet op het beding te baseren.

Over de incassokosten zelf is alleen de gewone wettelijke rente van art. 6:119 BW toewijsbaar; de handelsrente ziet uitsluitend op de primaire betalingsverplichting uit een handelsovereenkomst en niet op deze schadepost (ECLI:NL:HR:2013:40). En niet elke inningscontext draagt een kostenvergoeding: de bijzondere inningsprocedure voor de eigen bijdrage in de gesubsidieerde rechtsbijstand biedt geen grondslag voor toewijzing van incassokosten (ECLI:NL:HR:2023:1532).

Toepassing in de praktijk

De incassoroute jegens een consument is een formaliteitenparcours: wacht tot het verzuim is ingetreden, verstuur dan de veertiendagenbrief met de wettelijke termijnformulering en het concrete staffelbedrag, en zorg voor bewijs van ontvangst, bijvoorbeeld door aangetekende verzending of een bezorgbevestiging. Vorder de kosten in het petitum als afzonderlijke post naast hoofdsom, rente en proceskosten, met gewone wettelijke rente vanaf de dag na het verstrijken van de termijn, en leg de brief als productie over. Bij deelbetalingen: reken in de dagvaarding voor hoe is toegerekend, eerst kosten, dan rente, dan hoofdsom.

In zakelijke verhoudingen verdient het bedongen percentage onderbouwing met werkelijke kosten zodra het boven de staffel uitstijgt, omdat de rechter anders ambtshalve naar de staffel matigt. Procedureel geldt ten slotte dat een in een tussenuitspraak gegeven eindbeslissing over de toewijsbaarheid van buitengerechtelijke kosten de rechter in beginsel bindt: daarvan terugkomen kan alleen nadat partijen zich over dat voornemen hebben kunnen uitlaten (ECLI:NL:HR:2025:258).

Rechtspraaklijn

1. 24 september 2004 matiging incassobeding (ECLI:NL:HR:2004:AP6874) De rechter kan bedongen buitengerechtelijke kosten ook ambtshalve matigen op de voet van art. 242 Rv, zonder dat toepassing van het beding naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar hoeft te zijn.
2. 28 juni 2013 geen handelsrente over incassokosten (ECLI:NL:HR:2013:40) Over buitengerechtelijke incassokosten is niet de handelsrente maar alleen de gewone wettelijke rente van art. 6:119 BW verschuldigd.
3. 17 september 2013 voorloper veertiendagenbrief (ECLI:NL:GHARL:2013:6760) Voor toewijzing van genormeerde incassokosten jegens een consument is niet vereist dat na de veertiendagenbrief nadere incassohandelingen zijn verricht.
4. 13 juni 2014 Fa-Med (ECLI:NL:HR:2014:1405) Na een correcte veertiendagenbrief is de genormeerde incassovergoeding bij uitblijven van betaling verschuldigd zonder dat de schuldeiser nadere incassohandelingen hoeft te verrichten. Conclusie A-G ECLI:NL:PHR:2014:289
5. 26 september 2014 no cure no pay (ECLI:NL:HR:2014:2797) Bij een no-cure-no-pay-afspraak is niet de contractsvorm maar de dubbele redelijkheidstoets beslissend voor de vergoeding van buitengerechtelijke kosten. Conclusie A-G ECLI:NL:PHR:2014:1633
6. 13 maart 2015 kosten zonder vaststaande schade (ECLI:NL:HR:2015:586) Redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid zijn verhaalbaar ook als de schade uiteindelijk niet komt vast te staan; de redelijkheid wordt prospectief beoordeeld. Conclusie A-G ECLI:NL:PHR:2014:2108
7. 10 juli 2015 imputatie en B2B-matiging (ECLI:NL:HR:2015:1868) Buitengerechtelijke incassokosten vallen onder het kostenbegrip van art. 6:44 BW, en de rechter mag bedongen kosten in zakelijke verhoudingen ambtshalve matigen conform de wettelijke staffel tenzij hogere werkelijke kosten aannemelijk zijn. Conclusie A-G ECLI:NL:PHR:2015:806
8. 25 november 2016 aanvang en formulering veertiendagentermijn (ECLI:NL:HR:2016:2704) De veertiendagentermijn vangt aan daags na ontvangst van de brief, de schuldeiser draagt de bewijslast van die ontvangst, een onjuiste termijnvermelding doet de aanspraak vervallen en bij deelbetaling worden de kosten herberekend over het restant. Conclusie A-G ECLI:NL:PHR:2016:938
9. 19 november 2019 dubbele redelijkheidstoets letselschade (ECLI:NL:GHDHA:2019:2970) Bij gemotiveerde betwisting moet de belangenbehartiger de noodzaak, tijdsbesteding en het tarief concreet onderbouwen; ook de verhouding tussen de kosten en het uitgekeerde schadebedrag weegt mee.
10. 22 maart 2023 oneerlijk incassobeding huur (ECLI:NL:RBAMS:2023:2011) Een incassokostenbeding in een consumentenhuurovereenkomst dat alle kosten op de huurder legt, is oneerlijk en wordt vernietigd, waarna de incassokosten in het geheel niet toewijsbaar zijn.
11. 10 november 2023 eigen bijdrage rechtsbijstand (ECLI:NL:HR:2023:1532) De inningsprocedure voor de eigen bijdrage in de gesubsidieerde rechtsbijstand biedt geen ruimte voor toewijzing van buitengerechtelijke incassokosten.
12. 14 februari 2025 bindende eindbeslissing over kosten (ECLI:NL:HR:2025:258) Van een in een tussenuitspraak gegeven eindbeslissing over de toewijsbaarheid van buitengerechtelijke kosten mag de rechter alleen terugkomen nadat partijen zich over dat voornemen hebben kunnen uitlaten. Conclusie A-G ECLI:NL:PHR:2024:1258

Verwante leerstukken

• proceskosten
• wettelijke-rente
• verzuim-ingebrekestelling
• nakoming